Förbered årsmötet
Årsmötet bör förberedas noggrant, eftersom det behandlar frågor som inte tas upp någon annan gång under året. Klubbstyrelsen bör alltså i god tid förbereda alla handlingar, svara på eventuella motioner och även bestämma sig för om de vill lägga fram några förslag till klubbmedlemmarna.
Verksamhetsberättelse
Styrelsen ska skriva en verksamhetsberättelse. Det är en sammanställning över vad styrelsen har gjort under det gångna verksamhetsåret. Det kan gälla hur styrelsen har verkställt beslut från föregående årsmöte, styrelsearbetet, förhandlingar med arbetsgivaren, utfallet av de lokala löneförhandlingarna etcetera. Skriv kortfattat och tydligt. Verksamhetsberättelsen ska skickas ut före årsmötet. Sista dag framgår av stadgarna.
Ekonomisk berättelse
Kassören ska göra ett bokslut. Det består av en resultaträkning och en balansräkning. Resultaträkningen är klubbens intäkter och kostnader under året. Balansräkningen är klubbens tillgångar och skulder vid räkenskapsårets slut.
- Intäkter är exempelvis inbetalda klubbavgifter, intäktsräntor och andra intäkter som kommit till klubbkassan.
- Kostnader är exempelvis klubbfester, möten för styrelsen som arbetsgivaren inte ska betala, olika inköp klubben har gjort etcetera.
- Skillnaden mellan intäkter och kostnader är årets resultat, antingen vinst eller förlust.
- Tillgångar är exempelvis saldot på bank- eller plusgirokonto per balansdagen (bokslutsdagen) och eventuella fordringar som klubben kan ha.
- Skulder är tidigare års resultat (balanserat resultat) och årets resultat plus eventuella övriga skulder som klubben kan ha. Se exempel här.
Revision
Styrelsen måste i god tid före årsmötet överlämna verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse till revisorerna. Revisorerna ska granska styrelsens arbete under verksamhetsåret. Här kan du se hur en revisionsberättelse kan se ut och lite tips till revisorn.
Valberedning
Det är ni i styrelsen som ska ta fram ett förslag på valberedning eftersom den sittande valberedningen inte ska behöva föreslå sig själva om de vill sitta kvar. Det kan vara svårt att hitta personer till det här uppdraget så börja ställa frågor om detta i god tid.
Tidpunkt
När årsmötet ska hållas framgår av klubbstadgan. Vanligen står det att mötet ska hållas senast under en viss månad. De flesta klubbar håller sina årsmöten tidigt på våren.
Tips: En grundmodell för klubbstadgar finns som ett eget avsnitt i förbundets stadgar.
Kallelse
Klubbens stadgar anger när kallelsen ska skickas ut. Alla medlemmar har rätt att få kallelser till alla klubbmöten. Komplettera gärna mejl med affischering och påminnelse i andra digitala kanaler.
Motioner
Alla medlemmar har rätt att skriva motioner till årsmötet. I kallelsen till årsmötet ska framgå när motioner senast ska vara styrelsen tillhanda. Styrelsen ska lämna förslag till beslut på motionerna.
Handlingar
Medlemmarna ska ha vissa handlingar före årsmötet för att kunna sätta sig in i vad styrelsen har gjort under det gångna verksamhetsåret.
Bland de viktigaste handlingarna är:
- Förslag till dagordning
- Verksamhetsberättelse
- Ekonomisk berättelse
- Revisorernas berättelse
- Valberedningens förslag
- Eventuella förslag från klubbstyrelsen
- Eventuella motioner och styrelsens förslag på beslut med anledning av motionerna
Koll på tekniken och digital ordning
Om ni kör årsmötet helt digitalt är det viktigt att alla medlemmar vet hur de ska göra för att delta. Kör ni ett hybridmöte där det både finns medlemmar i en lokal och medlemmar som deltar på distans blir detta ännu viktigare.
- Meddela i god tid hur man som medlem kan delta i mötet och vilket program och teknik som krävs för den som deltar på distans.
- Kolla också innan att de på plats hör de som deltar på distans och tvärtom. Tänk också på att även de som deltar på distans har rätt att ta del av samtliga handlingar, även sådana som blir klara i sista stund och delas ut på mötet.
- Se till att ni har koll på röstlängden vid mötet, att någon i styrelsen kanske ser till att räkna in alla deltagare med rösträtt när mötet startar.
- Det kan vara bra att de som ska föreslås som rösträknare kan få en förvarning om att de behöver vara lite extra aktiva under mötet, särskilt om ni väljer att genomföra röstning via mejl.
- Ta ställning till om ni ska använda ett särskilt verktyg/tjänst för röstning, till exempel Mentimeter. Där kan man lägga in de omröstningar man känner till i förväg. Om ni inte har några avancerade omröstningar kan det räcka med klassisk handuppräckning eller acklamation.
- Det är alltid en god idé att i början av mötet gå igenom hur ni vill att ordningen hålls under mötets gång. Och lite extra viktigt när mötet är ett hybridmöte.
- Det är viktigt att det digitala mötet blir effektivt. Ta ställning till om det ska finnas en föreslagen talartid som medlemmarna bör förhålla sig till.
- Om ni är en arbetsplatsklubb/-sektion och vill använda företagets mötesverktyg: dubbelkolla med arbetsgivaren om ni får använda verktyget och kom ihåg att under mötet inte tillåta diskussion i chatten, då sådana loggar sparas i systemet. Informera också medlemmarna om att företagets it-avdelning kan se vilka som deltagit i mötet och alltså därmed är fackligt anslutna.
- Diskussionen vid mötet bör alltid hållas muntligt, då det kan bli rörigt och svårt att hålla koll på en chatt eller mejlkonversation.
Lokal för årsmötet
Se till att lokalen är tillräckligt stor, att alla hör vad ni säger och att den tekniska utrustning ni behöver finns.
Efteråt
Kom ihåg att uppdatera styrelsen och övriga uppdrag som skyddsombud, valberedare och revisor. Detta gör du på Medlemsservice genom att logga in på sjf.se. Gör det så snart efter årsmötet som möjligt, för annars inaktiveras alla uppdrag då de har ett slutdatum. Alla som är registrerade med något av uppdragen ordförande, sekreterare eller registeransvarig kan göra ändringar i registret. Funkar det inte att göra några ändringar? Mejla till fortroendemannaregistret@sjf.se så ska vi försöka hjälpa dig.
Är du nyvald och inte registrerad? Kontakta ordförande eller sekreterare i din klubb eller sektion så ser de till att du blir inlagd.