Till att börja med så behöver arbetsgivaren tillsammans med dig som skyddsombud göra en riskbedömning av distansarbetet. Sedan ska arbetsgivaren besluta om åtgärder för att förebygga eventuella arbetsmiljöproblem. Detta bör göras även om inte alla medarbetare ska arbeta hemifrån eller om somliga redan har gjort det från och till, men att det nu ändå kan handla om fler personer och/eller en längre sammanhängande tidsperiod av distansarbete än tidigare.
Bedömning om investeringar
Det finns många risker och problem att fundera kring när det gäller distansarbete i allmänhet, och arbete från hemmet i synnerhet. Den fysiska arbetsmiljön med framförallt potentiella ergonomiproblem, men även belysning och ljudmiljö, är viktiga att gå igenom. Arbetsgivaren har i princip samma ansvar för arbetsmiljön vare sig någon arbetar i företagets lokaler eller någon annanstans. Dock får man alltid göra en avvägning utifrån hur ofta och hur länge det är tänkt att en medarbetare ska jobba hemifrån när det gäller hur mycket investeringar som ska göras i ”hemma-kontoret”.
Vid en situation där många kommer att jobba hemifrån under en begränsad – om än inte förutbestämd eller helt tillfällig – period. Då måste arbetsgivaren först skaffa sig en bild av var och ens förutsättningar på den plats som de ska jobba ifrån. I de fall där man upptäcker att det kan finnas risker eller problem, så kan man i första hand titta på mindre inköp för personerna i fråga. Till exempel ergonomiska stöd eller skrivbordslampor. För dem med sämre förutsättningar kanske inhysning i kontorshotell eller liknande kan vara aktuellt.
Kontinuerlig riskbedömning
Även extra raster och pauser kan vara en bra kompletterande åtgärd som arbetsgivaren kan besluta om. Skulle någon ändå få problem får man naturligtvis ta ett omtag och leta nya lösningar. Det är viktigt att komma ihåg att arbetet med riskbedömning och anpassning aldrig är färdigt, utan fortsätter kontinuerligt så länge det finns ett behov.
Ett annat problem som kan uppstå vid distansarbete är att såväl arbetet som arbetstiden blir mer gränslös. Här är det viktigt att arbetsgivaren är tydlig i sin kommunikation och sätter gränser. Det kan till exempel vara så att man inför en rutin om att alla mejlar kollegorna och berättar när de börjar och slutar arbeta för dagen. Alternativt att man använder något digitalt system där det går att se när man är inloggad och aktiv. Det kan också vara på sin plats att fundera över regler kring när man får mejla och ringa varandra om sådana inte redan finns på arbetsplatsen.
Lösningar för social gemenskap
Andra problem kan vara av mer psykosocial karaktär, som att medarbetarna känner sig isolerade och saknar den sociala gemenskapen på arbetsplatsen. Där kan man till exempel använda sig av någon typ av digitalt kommunikationsprogram à la messenger, där det är uttalat ok att kommunicera även saker som inte är rent arbetsrelaterade. Samtidigt kan arbetsgivaren bestämma att exempelvis mejlen enbart ska användas för jobbrelaterade frågor så att man håller isär kommunikationen och inte stör kollegorna.
Tätare kontakt med arbetsledare
När det gäller kommunikation så upplever många att avståndet till chefen blir större och tillgängligheten sämre. Då kan det vara viktigt att arbetsgivaren och de enskilda cheferna bestämmer och tydligt kommunicerar hur man når respektive chef. Samt att cheferna något oftare än annars själva hör av sig till sina medarbetare och stämmer av läget.
Kommunikation är över huvud taget en nyckelfråga när det gäller distansarbete och arbetsmiljö och man bör inte vara rädd att diskutera för- och nackdelar med olika sätt att kommunicera sinsemellan. Detta då olika medarbetare ofta upplever situationen på olika sätt.
Frågor för klubbstyrelsen
Utöver ovanstående frågor, som vi alltså anser bäst hanteras i vanlig ordning via det systematiska arbetsmiljöarbetet och riskbedömning/handlingsplan, så finns det även andra frågor kopplade till distansarbetet som mer lämpar sig för klubbens förhandlare.
När det gäller distansarbete för en enskild medarbetare under en längre tidsperiod eller relativt ofta så rekommenderar vi att man skriver ett särskilt avtal som reglerar arbetet i de delar som inte täcks av kollektivavtalet. I den nuvarande situationen så är det kanske mer lämpligt att arbetsgivaren och journalistklubben via en MBL-förhandling går igenom de förutsättningar som ska gälla. Det kan exempelvis handla om hur arbetsledning ska utövas, speciella regler som kan behövas och huruvida alla företagets försäkringar för medarbetarna gäller vid distansarbete.